RadarTv - Dalam sebuah acara atau kegiatan tentunya terdapat beberapa hal yang sangat penting. Seperti pembentukan susunan panitia, membuat proposal kegiatan, menyiapkan rencana anggaran biaya, menyusun konsep acara atau kegiatan dan lain sebagainya.
Panitia merupakan sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk mengorganisir, merencanakan dan melaksanakan semua aspek yang berkaitan dengan acara atau kegiatan tersebut. Susunan panitia yang terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara dan beberapa divisi lainnya ini, memiliki tugas pokok dan fungsi yang berbeda-beda. Namun, mempunyai peran yang sama-sama sangat penting.
BACA JUGA: Cara Membuat Mie Ayam Pangsit
Membuat proposal kegiatan atau acara ini, merupakan salah satu tupoksi dari sekretaris. Selain itu, sekretaris juga mempunyai tanggung jawab terhadap menyusun agenda dan membuat notula rapat, membuat dan mendistribusikan surat-surat serta dokumen lainnya.
Kenapa Harus Ada Proposal Kegiatan?
Proposal kegiatan atau acara bukanlah sebuah formalitas, namun memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu:
1. Mendapatkan Dukungan dan Persetujuan
Mendapatkan dukungan dan persetujuan ini merupakan fungsi proposal yang sangat penting. Hal ini, bertujuan untuk mendapatkan persetujuan dari berbagai pihak instansi, pihak berwenang dan sponsor. Proposal yang komprehensif akan meyakinkan pihak-pihak tersebut untuk membantu kebutuhan dan manfaat kegiatan atau acara yang di usulkan.
BACA JUGA: 8 Alasan Kenapa Tahu Bulat Jadi Peluang Bisnis Yang Menjanjikan
2. Merencanakan dan Mengorganisir Kegiatan
Proposal akan di jadikan acuan sebagai panduan dalam merencanakan dan mengorganisir kegiatan. Proposal berisi langkah-langkah yang harus di ambil, lokasi kegiatan, rencana waktu, anggaran biaya dan yang lainnya, yang di perlukan untuk menyukseskan kegiatan atau acara tersebut.
3. Menyampaikan Ide dan Tujuan
Proposal memberikan tempat untuk menyampaikan ide, tujuan dan manfaat kegiatan kepada pihak terkait yang berkepentingan. Proposal akan menggambarkan dengan jelas apa target capaian dan alasan kenapa kegiatan tersebut penting untuk di laksanakan.
BACA JUGA: Wisata Alam Keluarga Terdekat
4. Menggalang Dukungan dan Partisipasi
Melalui proposal ini, kamu dapat mengajak berbagai pihak untuk berpartisipasi dalam kegiatan yang akan di laksanakan. Dengan menjelaskan tujuan dan manfaat yang akan di peroleh panitia ataupun peserta, kamu dapat membangun dan mengembangkan minat serta motivasi untuk mendukung dan ikut dalam kegiatan tersebut.
Bagaimana langkah-langkah Membuatnya?
Berikut ini adalah langkah-langkah praktis dalam membuat proposal kegiatan yang efektif.
1. Pahami Tujuan dan Sifat Kegiatan
Saat membuatnya, kamu harus menentukan dengan jelas tujuan acara yang akan di usulkan. Setelah itu, pahami juga sifat kegiatan, apakah termasuk konferensi, acara amal, pelatihan atau kegiatan lainnya.
2. Riset dan Kumpulkan Informasi
Setelah memahami tujuan dan sifat kegiatan, selanjutnya kamu harus melakukan riset yang mendalam tentang kegiatan yang akan di laksanakan. Kumpulkan informasi terkait seperti latar belakang, target audiens, anggaran biaya dan sumber daya yang diperlukan.
3. Tentukan Struktur Proposal dan Tulis Pendahuluan Menarik
Buatlah kerangka proposal terstruktur dengan bagian-bagian yang jelas, seperti pendahuluan, tujuan dan lain sebagainya. Setelah itu, awali proposal dengan pendahuluan yang menarik minat pembaca. Kamu bisa menjelaskan latar belakang kegiatan dan pentingnya kegiatan tersebut.
4. Jelaskan Tujuan dan Sasaran
Tulislah tujuan dan sasaran kegiatan secara jelas dan terukur. Pahami apa yang menjadi target capaian dan bagaimana ukuran kesuksesannya.
5. Susunan Anggaran Biaya yang Realistis
Anggaran biaya yang realistis akan mudah di percaya oleh pihak-pihak terkait yang berkepentingan. Hal ini, akan mempermudah persetujuan dan dukungan dari pihak-pihak tersebut. Beberapa hal yang harus di cantumkan di antaranya seperti transportasi, konsumsi, promosi dan honorium.
6. Jelaskan Manfaat dan Dampak
Sajikan dengan jelas manfaat yang di dapatkan dari kegiatan tersebut. Kemudian jelaskan juga dampaknya kepada peserta, sponsor, masyarakat atau pihak yang terlibat.
7. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Komunikatif
Dalam pembuatannya, gunakanlah bahasa yang mudah di pahami dan komunikatif. Hindari pemakaian jargon yang tidak familiar dengan pembaca.
Selain itu, kamu juga harus memperhatikan hal-hal kecil namun sangat penting, seperti mengedit kembali, review dan ralat, melampirkan dokumen pendukung dan sampaikanlah proposal dengan tepat waktu.
Mengikuti langkah-langkah di atas, akan membantu kamu dalam membuat dan menyusun proposal kegiatan yang baik dan komprehensif. Selamat mencoba. Semoga bermanfaat.(****)